Fotel odchylony, w ustach pacjenta lusterko i sonda, obie dłonie w rękawiczkach. Stomatolog wymienia z asystą krótkie komunikaty, z których za chwilę trzeba będzie zrobić wpis w dokumentacji. Tyle że do klawiatury nie sięgnie bez zdejmowania rękawiczek, a zdejmowanie rękawiczek w połowie procedury nie wchodzi w grę. Dyktowanie dokumentacji zaczyna mieć sens dokładnie tam, gdzie ręce są zajęte czymś innym.
Gabinety, w których klawiatura przegrywa
Są sytuacje, w których komputer jest w gabinecie obecny, ale bezużyteczny przez większość wizyty. Stomatologia, gabinet zabiegowy, endoskopia, dermatologia zabiegowa, część badań diagnostycznych. Wspólny mianownik to nie specjalizacja, tylko układ rąk: lekarz pracuje nimi na pacjencie, więc nie pracuje nimi na klawiaturze.
Dokumentacja z takich wizyt powstaje później. Czasem między pacjentami, czasem po dyżurze, z pamięci i z krótkich notatek asysty. Im dłuższa przerwa między procedurą a opisem, tym więcej szczegółów wyparowuje.
Jest w tym dodatkowa niedogodność, o której rzadko się mówi. Przy pracy w warunkach wymagających czystości każde dotknięcie klawiatury albo myszy oznacza przerwanie procedury i powrót do początku sekwencji higienicznej. Dlatego wielu lekarzy w ogóle rezygnuje z prób notowania na bieżąco. To nie jest kwestia wygody, tylko procedury.
Dyktowanie dokumentacji w trakcie procedury
Rozwiązanie brzmi banalnie, dopóki nie trzeba go zbudować. Lekarz mówi to, co i tak komunikuje asyście albo pacjentowi, a tekst pojawia się tam, gdzie stoi kursor. Dla systemu gabinetowego wygląda to jak pisanie na klawiaturze USB, bo tym w istocie jest. Nie ma integracji, nie ma wdrożenia po stronie IT.
Przy nazwach materiałów i procedur dokładność zapisu waży najwięcej, dlatego terminologia medyczna jest tym, co dopracowujemy najstaranniej.
Nie trzeba przy tym niczego dotykać ani przerywać procedury, żeby coś kliknąć. Rękawiczki zostają tam, gdzie powinny.
Co to zmienia w rytmie zabiegu
Najbardziej odczuwalna zmiana dotyczy asysty. W wielu gabinetach to ona jest de facto sekretarką: zapisuje, dopytuje, przypomina. Kiedy opis powstaje z tego, co lekarz mówi na bieżąco, asysta może wrócić do swojej właściwej roli.
Druga zmiana dotyczy dokładności. Opis dyktowany w trakcie procedury opiera się na tym, co dzieje się w danej chwili, a nie na rekonstrukcji sprzed dwóch godzin. To ten sam argument, który opisywaliśmy przy pracy z pacjentem w tekście Dokumentacja medyczna bez odrywania się od pacjenta, tylko w warunkach, w których jest jeszcze bardziej dosłowny.
Czego to nie załatwia
Uczciwie: dyktowanie nie rozwiązuje wszystkiego.
W gabinecie zabiegowym bywa głośno. Ssak, turbina, rozmowa z asystą, czasem radio. Warunki akustyczne wpływają na jakość zapisu i trzeba to brać pod uwagę przy ustawieniu mikrofonu i przy samym sposobie mówienia.
Tekst po dyktowaniu wymaga spojrzenia. Lekarz go widzi, poprawia i zatwierdza, tak jak przy pisaniu ręcznym, gdzie też zdarzają się literówki i zdania do przeredagowania. Narzędzie niczego nie podpisuje za lekarza i nie podejmuje decyzji klinicznych.
Nie zmienia też samej zawartości dokumentacji. To, co ma się znaleźć w opisie procedury, zostaje takie jak dotąd. Zmienia się moment i sposób, w jaki ten opis powstaje: na bieżąco, słowami lekarza, zamiast z notatek odtwarzanych po godzinach.
Jak zacząć bez przewracania gabinetu do góry nogami
Wdrożenie takiej zmiany nie wymaga projektu ani szkoleń dla zespołu. Wymaga kilku dni przyzwyczajenia i dwóch decyzji.
Pierwsza dotyczy tego, co właściwie dyktować. Najprościej zacząć od fragmentów, które i tak wypowiadane są na głos: przebieg procedury, użyte materiały, zalecenia dla pacjenta. Reszta może na początku zostać przy dotychczasowym sposobie pracy.
Druga decyzja dotyczy momentu sprawdzenia tekstu. Najlepiej sprawdza się rzut oka zaraz po zabiegu, kiedy pamięć jest świeża, a nie zbiorcza korekta na koniec dnia, czyli dokładnie to, od czego chcieliśmy uciec.
Co zostaje po zabiegu
Fotel wraca do pozycji wyjściowej, pacjent wychodzi, a opis wizyty jest już w systemie. Nie w notatniku asysty, nie w głowie lekarza, nie na liście rzeczy do zrobienia po ostatnim pacjencie.
Tam, gdzie ręce są zajęte, głos jest jedynym narzędziem, które zostaje wolne. Szkoda go nie wykorzystać.
Mniej pisania, więcej leczenia. Nawet w rękawiczkach.