Między gabinetem a rejestracją krąży w wielu miejscach ten sam przedmiot: kartka. Lekarz notuje na niej skrótem, co trzeba wystawić, komu wysłać skierowanie i kiedy umówić kontrolę, a potem ktoś inny przepisuje to do systemu. Dyktowanie w gabinecie zwykle omawiamy z perspektywy lekarza, choć zmienia też tę drugą, cichszą część obiegu.
Kartka, która wędruje dalej
Notatka pisana w pośpiechu jest zrozumiała dla tego, kto ją pisał, przez mniej więcej godzinę. Potem zaczyna się praca detektywistyczna: czy to dawka, czy numer, czy nazwisko pacjenta, czy nazwa preparatu.
Asysta i rejestracja radzą sobie z tym od lat, zwykle świetnie, bo znają rękę lekarza i kontekst przychodni. Kosztuje to jednak czas i drobne przerwania: pytanie zadane w drzwiach gabinetu, telefon między jednym pacjentem a drugim, upewnienie się, zanim coś zostanie wystawione.
Kiedy opis powstaje głosem już przy wizycie, ta warstwa pośrednia robi się cieńsza. Informacja jest w tekście od razu, a nie w skrócie, który ktoś musi odczytać.
Czas, który wraca do okienka
Praca rejestracji to w dużej mierze kontakt z ludźmi: umawianie, tłumaczenie, uspokajanie kogoś, kto właśnie dowiedział się, że termin jest za trzy miesiące. Każda minuta zajęta przepisywaniem to minuta, w której kolejka przy okienku stoi.
Zmiana, o której mówimy, nie polega więc na tym, że ktoś ma mniej obowiązków. Polega na tym, że część pracy administracyjnej dzieje się wcześniej i w innym miejscu, a czas przesuwa się tam, gdzie jest widoczny dla pacjenta.
W małych gabinetach ten sam efekt widać jeszcze wyraźniej, bo rolę asysty pełni często sam lekarz. Wtedy dyktowanie w gabinecie skraca po prostu drogę od wizyty do zamkniętej sprawy.
Jest też kwestia pytań, które wracają do gabinetu. Pacjent dzwoni po dwóch dniach i prosi o wyjaśnienie zalecenia, ktoś przy okienku pyta o termin kontroli, farmaceuta ma wątpliwość co do dawki. Kiedy opis jest kompletny od razu, część tych spraw da się rozstrzygnąć bez wchodzenia lekarzowi w środek przyjęć.
Zespół pracuje na tym samym tekście
Jest jeszcze jeden efekt, mniej oczywisty. Kiedy opis powstaje przy pacjencie, wszyscy pracują na tej samej wersji: lekarz na tej, którą podyktował, asysta na tej, którą widzi w karcie.
Odpada przepisywanie z pośrednika, a razem z nim odpada miejsce, w którym najłatwiej o drobne przekłamanie. Każde przepisanie jest kolejnym przejściem tekstu przez ludzkie ręce, i tyle.
To zresztą argument, który pada rzadko, a ma znaczenie przy dokumentacji oglądanej po latach. Im krótsza droga od wypowiedzi do zapisu, tym mniej wersji tej samej informacji krąży po placówce. Więcej o tym w tekście o rzetelnej dokumentacji medycznej.
Czego dyktowanie w gabinecie nie zmienia
Trzeba też powiedzieć, gdzie ta zmiana się kończy, bo obietnica bez granic budzi słuszną nieufność.
Dyktowanie nie zmienia tego, co ma się znaleźć w dokumentacji, ani tego, kto za nią odpowiada: opis czyta i zatwierdza lekarz. Nie zmienia obowiązków rejestracji wynikających z przepisów, nie umawia wizyt i nie wystawia dokumentów. Zmienia moment i sposób, w jaki powstaje tekst opisu, i tyle.
Nie ma też sensu obiecywać, że pierwszy tydzień będzie idealny. Zmiana przyzwyczajeń dotyczy wtedy nie jednej osoby, a całego rytmu przyjęć, więc dobrze jest dać sobie kilka dni i ustalić w zespole prostą rzecz: co lekarz dyktuje sam, a co nadal trafia do asysty. Jak wygląda taki początek, opisaliśmy w relacji z pierwszego tygodnia z narzędziem głosowym.
Spokojniejszy dzień, nie tylko lekarza
Dokumentacja jest w przychodni pracą zespołową, choć podpisuje ją jedna osoba. Kiedy opis powstaje przy wizycie, mniej rzeczy trzeba przekazywać dalej, mniej dopytywać i mniej odtwarzać po godzinach.
Dzień układa się wtedy spokojniej w kilku miejscach naraz: w gabinecie, przy okienku i w poczekalni, w której ktoś czeka na swoją kolej. Kartka, od której zaczęliśmy, przestaje krążyć, bo nie ma już czego z niej przepisywać.